3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip

1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Mesin Penghancur Kertas

Fungsi Administrasi perkantoran

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. 

Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah  sebagai berikut : 

1. Planning (Perencanaan) 
   Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi. (Daft, 2006:8) 
2. Organizing (Pengorganisasian) 
   Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen. (Daft, 2006:9)
3. Leading (Kepemimpinan) 
   Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan  pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) 
4. Controlling (Pengendalian) 
   Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006 :11) 

Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu : 

1.  Fungsi Rutin 
   Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari. 
2. Fungsi teknis 
   Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi. 
3. Fungsi Analisis 
   Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan. 
4. Fungsi Interpersonal 
   Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi. 
5. Fungsi Manajerial 
   Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasi.  

Definisi Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

a. Menurut Gie (2007: 3) yaitu : 

“ Office management can be defined as the planning, controlling and organizing of office work and actuating those performing it so as to achieve  the predetermined objectivities. It deals with the life cycle of business information and data form their creation through their maintenance, distribution and retention, if of permanent value or destruction if obsolete ”. 

(Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dri sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang ). 

b. Menurut Mills (2001:4)  yaitu: Bagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan institusi dan pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek berdasarkan target dan rencana. 

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. 

Kemampuan yang dihasilkan anak Administrasi perkantoran

• Mengetik dengan kecepatan diatas rata-rata dengan berbagai program komputerisasi;
• Bekerja Sama dengan Kolega & Pelanggan;
• Prosedur K3 8;
• Komunikasi Telpon/Faximile;
• Peralatan Kantor;
• Merencanakan & Melakukan Pertemuan;
• Melakukan Prosedur Administrasi;
• Mengikuti Aturan & Budaya Kerja;
• Pengadaan & Pengumpulan Dokumen;
• Menangani Surat Masuk/Keluar;
• Menghasilkan Dokumen Sederhana;
• Sistem Kearsipan; Mencatat Dikte untuk Naskah;
• Menciptakan & Mengembangkan Naskah Mengatur Perjalanan Bisnis;
• Memberikan Pelayanan pada Pelanggan;
• Aplikasi Ketrampilan Komunikasi;
• Transaksi Keuangan;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi, dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga;
• Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

Mengapa pekerjaan Administrasi Perkantoran banyak di minati?

Sering sekali mendapati rekan yang berniat untuk bekerja di posisi Admin Kantor. Entah apa alasannya tapi yang jelas posisi pekerjaan ini termasuk salah satu yang banyak diminati. Salah satu indikasinya adalah artikel di Ruang Pegawai yakni “Ini Dia Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran” banyak dicari rekan-rekan pencari kerja.

 
Tapi coba kita ulas sebentar soal posisi pekerjaan ini, Admin Kantor yang banyak diminati para pencari kerja. Mengapa banyak peminatnya? Ruang Pegawai telah mencoba membuat opini dan pengamatan terkait kondisi ini. Silahkan disimak…

#Admin Kantor Masih Jadi Posisi Pekerjaan Yang Prestise

Masih banyak yang memandang posisi pekerjaan yang satu ini merupakan posisi pekerjaan yang bergengsi, terutama bagi para pencari kerja yang memiliki tingkat pendidikan standar. Tapi ini tidak masalah, justru dengan memandang sebagai posisi pekerjaan yang prestise akan membuat pegawai tersebut punya semangat tersendiri bekerja di posisi ini.

#Admin Kantor Tidak Membutuhkan Skill Yang Terlalu Komplek

Meskipun sebenarnya bekerja di posisi ini pegawai juga harus punya skill tertentu, tapi skill yang dimiliki tidak terlalu banyak. Pegawai cukup memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer (office tool) dan kemampuan manajerial yang mumpuni.
Nah, kemampuan mengoperasikan komputer pasti mayoritas sudah bisa apalagi di era sekarang ini. Sedang kemampuan manajerial seperti bagaimana menyusun dokumen yang baik, mengatur administrasi perusahaan, dll itu semua bisa dipelajari di lapangan asal pegawai punya kemauan.

Ini salah satu alasan mengapa Admin Kantor banyak diminati para pencari kerja, karena mereka merasa Admin Kantor masih menjadi posisi pekerjaan yang bisa dikuasai oleh sebagian besar orang.

#Berhubungan Dengan Orang Lain

Profesi pekerjaan ini selain berhubungan dengan dokumen-dokumen kerja, juga bakal berhubungan dengan rekan kerja lainnya. Kadang juga sering bertemu orang-orang baru seperti klien kantor. Kondisi seperti ini membuat beberapa orang merasa nyaman dan minat bekerja sebagai Admin Kantor. Karena mereka merasa bekerja dengan terlibat banyak orang membuat pekerjaan semakin menyenangkan.
Dan tentunya juga akan ada hal-hal baru dan pengalaman yang bisa meningkatkan kinerja pegawai itu.

#Tidak Terbatas Pada Jenjang Pendidikan

Ya meskipun untuk perusahaan besar menuntut minimal S1 atau D3, tapi profesi pekerjaan ini termasuk bisa dimasuki oleh calon pegawai dengan jenjang pendidikan mulai dari SMA/K. Beberapa perusahaan menengah ke bawah pun masih banyak yang memberikan kesempatan bagi lulusan SMA/K untuk bekerja di bidang ini.
Karena yang paling penting di profesi ini adalah si pegawai punya attitude dan tanggung jawab yang baik. Karena jika sudah punya kedua soft skill itu pekerjaan bisa ditata dengan rapi, tinggal dipoles dengan hard skill seperti keahlian komputerisasi.

#Kerjaannya Enak

Tidak semua orang setujua dengan alasan ini, tapi banyak juga yang memandang kalau pekerjaan Admin Kantor itu enak. Enaknya itu kerjanya cukup duduk di depan komputer dan ngurusi berkas-berkas. Tapi tugas admin kantor ini memang tidak sepenuhnya benar. Tiap-tiap perusahaan punya job desc yang berbeda-beda soal posisi pekerjaan ini.
Jadi itu menurut pandangan Ruang Pegawai terkait mengapa banyak yang minat diprofesi pekerjaan ini. Kalau menurut Anda bagaimana? Terlebih bagi Anda yang sedang atau pernah bekerja di bidang ini.

Tugas pegawai Administrasi perkantoran

RuangPegawai.com – Ternyata banyak yang ingin mengetahui tugas dan deskripsi kerja pegawai Administrasi Perkantoran. Mungkin karena bidang pekerjaan ini memang banyak dibutuhkan, sehingga banyak juga calon pegawai yang ingin mengetahui lebih pasti tugas dari pekerjaan ini.
Di artikel ini, saya ingin mencoba menjelaskan kepada Anda mengenai tanggung jawab dan tugas dari pegawai Administrasi Perkantoran tapi tugas intinya saja ya.

Administrasi Perkantoran Bukan Pekerjaan Mudah

Tunggu dulu, jangan minder dulu. Sejatinya pekerjaan ini memang memiliki tugas yang cukup komplek, mengenai tata kelola administrasi perkantoran. Ya iyalah namanya juga Administrasi Perkantoran. Tidak hanya mengurusi dokumen-dokumen saja, tapi juga melayani masalah kebutuhan atau sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja.
Tugas utama Administrasi Perkantoran adalah melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan tentunya menyimpannya secara terstruktur. Admin kantor juga perlu membangun hubungan baik dengan setiap karyawan. Karena lagi-lagi bidang yang dikerjakannya ini akan berhubungan dengan karyawan dan manejemen perusahaan.
Ada beberapa tugas yang perlu dilakukan oleh Administrasi Perkantoran, yaitu :
1. Menerima Panggilan Telepon
Seorang admin kantor biasanya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, biasanya ya memang harus bertugas untuk menjawab telepon. Beda jika untuk perusahaan skala besar, biasanya sudah ada divisi lain semisal Customer Service.
Di sini tugas administrasi perkantoran sebagai penghubung juga. Kadang harus berhubungan dengan relasi dari kantor lain untuk urusan kerjasama bisnis dan lain sebagainya.
2. Membuat Agenda Kantor
 Dari komunikasi melalui telepon, kadang ada relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan perusahaan atau divisi lain. Nah, tugas Administrasi Perkantoran juga harus menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, perlu adanya komunikasi dengan bagian lain agar jadwal bisa tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan.

3. Entri Data Perusahaan
Nah yang menjadi tugas utama di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya harus direkap. Tenang, tidak semuanya di rekap sendiri. Jika perusahaan sudah ada divisi lain, misal divisi gudang, biasanya tugas admin kantor hanya merekap kesimpulan yang telah dilakukan dari divisi lain.
Baca juga : Ini Beberapa Gambaran Profesi di Dunia Kerja
Administrasi perkantoran harus punya ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap dengan terstruktur agar mudah untuk dicarinya.
4. Melakukan Arsip Data
Agar data-data mudah dikelola, maka perlu dilakukan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas Administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik.
Sekilas memang terlihat banyak sekali tugas dari Administrasi Perkantoran. Tapi yakinlah, jika Anda sudah tahu dan senang dengan pekerjaan ini, tugas-tugas tersebut tidaklah menjadi beban.
Semua pekerjaan itu ada resiko dan tanggung jawab yang harus diemban. Semua tinggal terserah diri kita masing-masing. Jika Anda memang sudah mantap dengan pekerjaan ini ya lakukan saja.
Saya yakin jika menjalani pekerjaan dengan hati senang dan kita nyaman dengan pekerjaan itu, maka semuanya akan berjalan lancar. Tidak perlu merisaukan apa saja pekerjaannya, yang penting lakukan sesuai tanggung jawab yang diberikan.
Tugas Administrasi Perkantoran ini sangat penting, itu artinya keberadaan Anda di kantor juga sangat vital. Kemampuan Anda sangat dibutuhkan untuk urusan Administrasi ini.
Biasanya perusahaan yang membutuhkan Administrasi Perkantoran akan mencari kandidat mulai dari lulusan D2 Administrasi Perkantoran. Tapi jika perusahaan tersebut sudah bonafit, biasanya persyaratan pendidikan minimal S1. Tapi tak masalah, jika Anda memang mampu dan telah berpengalaman, ajukan saja lamaran Administrasi Perkantoran. Yang penting coba dulu saja, jangan pesimis.

Semoga hari Anda di bidang pekerjaan ini menyenangkan. Nah, kira-kira menurut Anda tugas apa lagi yang perlu dilakukan oleh Administrasi Perkantoran? Silahkan kirimkan melalui kolom komentar di bawah ya.

Syarat-syarat lamaran kerja

tujuan administrasi perkantoran

Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan administrasi atau manajemen perkantoran antara lain:

1.      Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksaan tugas organisasi secara efisien

2.      Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai

3.      Membantu organisasi atau perusahaan memelihara serta memenuhi kebutuhannya. 4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

4.      Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Ruang Lingkup Administrasi perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja kantor, penjelasannya sebagai berikut:

1.      Kegiatan Kantor

a.       Perencanaan perkantoran (office planning):

1.      Perencanaan gedung

2.      Tata ruang kantor

3.      Penerangan/cahaya

4.      Ventilasi

5.      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6.      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7.      Anggaran (budgeting) perkantoran

8.      Standar kualitas kerja

9.      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan perkantoran (office actuating)

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2)      Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)      Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

d.      Pengawasan perkantoran (office controlling)

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a.       Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1)      Faktor keamanan

2)      Faktor lingkungan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1)      Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)      Memiliki fasilitas yang memadai

3)      Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c.       Peralatan

1)      Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2)      Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e.       Mesin- -mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor

Unsur-unsur Administrasi perkantoran

B.     UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”, unsur-unsur administrasi perkantoran terdiri dari delapan yaitu:

a.        Pengorganisasian

Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.

b.      Manajemen 

Management berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Tata hubungan 

Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.

d.      Kepegawaian

Kepegawaian merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama

e.       Keuangan 

Keuangan merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang mencakup  penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan.

f.       Perbekalan

Perbekalan. Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik, dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan (supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan, pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (inventory and property control)

g.      Tata usaha 

Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengada-kan, mengirim, dan menyimpan perbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran (office administration) atau manajemen perkan-toran (office management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan dokumentasi.

h.      Perwakilan

Unsur perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.