fungsi kantor

Fungsi Kantor

Menurut Mills, tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni sebagai berikut:

 a)Menerima Informasi (to receive information)                                                                                                  

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b)   Merekam dan menyimpan data-data serta informasi(to record information)

Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rician negosiasi, transaksi, korespondensi, pesanan, faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dll.

c)    Mengatur Informasi (to arrange information)

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.

d)     Memberi Informasi (to give information)

Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus.Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan.Contoh informasi tersebu adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dll.

e)    Melindungi Aset(to safeguard assets)

Selain empat fungsi di atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan di dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.

                     Kelima fungsi tersebut harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Akan tetapi, di dalam perusahaan besar dan kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau kompleks harus memenuhi fungsi tersebut.
Ciri-ciri Kantor Modern
            Modern dalam hal ini bukan berarti gedung mewah atau pegawai dengan pakaian rapi.Modern yang dimaksud dalam hal ini dapat dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerjanya. Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor.
Ciri-ciri kantor modern dari segi aktivitasnya antara lain :

a)      Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan.

b)     Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan
pekerjaan.

c)    Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan
system.

d) Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.

e) Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel

f)  Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis

g)  Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan  jaman

h) Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dengan tuntutanjaman

i)  Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang

j)    Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat
menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindihdengan pekerjaan lainnya

k)    Tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya
penumpukan kekuasaan di satu tangan

l)     Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure),
untuk memudahkan pelaksanaannya

Selain dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah :

a) Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern

b) Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi
sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat

c)  Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer