pengelola sarana dan prasarana

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain :

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
• Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
• Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
• Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
• Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
• Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
• Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :

• Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan menjadi rencana tahunan.

• Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
• Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.
• Menyusun rencana pengadaan tahunan.

• Barang tidak bergerak meliputi :

• Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan kebutuhan.
• Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
• Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkutan.
• Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran.
• Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.

• Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.
• Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
• Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
• Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor antara lain :

• Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
• Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
• Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
• Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
• Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
• Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Agar barang tidak cepat rusak.
• Agar tidak terjadi kehilangan barang.
• Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :

• Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
• Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
• Sifat barang yang disimpan.
• Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
• Prosedur dan tata kerja.
• Biaya yang disediakan.
• Tenaga yang diperlukan.
• Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
• Barang disimpan dalam keadaan bersih.
• Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
• Barang disimpan di tempat yang memadai.
• Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
• Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
• Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
• Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
• Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
• Agar barang tidak mudah hilang.
• Agar barang tidak kadaluarsa.
• Agar barang tidak mudah susut.
• Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

• Pemeliharaan berdasarkan waktu
  • Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
  • Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
• Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
  • Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
  • Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar peralatan tidak mudah hilang.
• Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
• Memudahkan dalam pengecekan barang.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

• Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

2. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

• Sebagai bahan pertanggung jawaban.
• Sebagai pengendali persediaan.
• Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
• Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

• Bukti penerimaan barang.
• Bukti pembelian barang.
• Bukti pengeluaran barang.
• Kartu barang.
• Kartu persediaan.
• Daftar inventaris.
• Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

• Memeriksa barang.
• Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
• Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
• Menghitung pengeluaran barang.
• Menghitung sisa persediaan.
• Mencatat mutasi barang.
• Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.