http://purenama.blogspot.co.id/2012/03/memahami-prinsip-prinsip.html

Prinsip-prinsip Dasar Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Sarana dan Prasarana pendidikan, khususnya lahan, bangunan dan perlengkapan sekolah seyogyanya menggambarkan program pendidikan atau kurikulum sekolah itu. Karena bangunan dan perlengkapan sekolah tersebut diadakan dengan berlandaskan pada kurikulum atau program pendidikan yang berlaku, sehingga dengan adanya kesesuaian itu memungkinkan fasilitas yang ada benar-benar menunjang jalannya proses pendidikan.

Agar program pendidikan bisa tercapai dengan baik ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelola sarana dan prasarana pendidikan di sekolah. Prinsip-prinsip yang dimaksud adalah:

1. Prinsip pencapaian tujuan, yaitu bahwa sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus selalu dalam kondisi siap pakai bilamana akan di dayagunakan oleh personel sekolah dalam rangka pencapaian tujuan proses belajar mengajar.
2. Prinsip efisiensi, yaitu bahwa pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah hars dilakukan melalui perencanaan yang seksama, sehingga dapat diadakan sarana dan prasarana pendidikan yang baik dengan harga yang murah. Dan pemakaiannya pun harus dengan hati-hati sehingga mengurangi pemborosan.
3. Prinsip Administratif, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana ndidikan di sekola harus selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi dan petunjuk teknis yang diberlakukan oleh yang berwenang.
4. Prinsip kejelasan tanggung jawab, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus di delegasikan kepada personel sekolah yang mampu bertanggungjawab. Apabila melibatkan banyak personel sekolah dalam manajemennya maka perlu adanya deskripsi tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap personel sekolah.
5. Prinsip Kekohesifan, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah itu harus direalisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak.

Ruang lingkup saran dan prasarana

        Tempat/lingkup yang sering melakukan kegiatan sarana dan prasarana untuk kepentingan dan tujuan bersama 

1. Di sekolah

2. Di kantor

           Di sekolah 

Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan, misalnya: ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dan sebagainya.[1][1] Adapun secara etimologis prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. Misalnya: lokasi atau tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dan sebagainya. Jadi prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan pelaksanaan proses pendidikan di sekolah.[2][2]

Sedangkan menurut Soebagio, M. S., manajemen sarana dan prasarana merupakan proses kegiatan perencanaan, pengorganisassian, pengadaan, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian logistik atau perlengkapan.[3][3]

Dengan demikian dapat di tarik suatu kesimpulan bahwa administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.

Sedangkan standar sarana dan prasarana dalam setiap satuan pendidikan telah tercantum dalam PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 42 :

(1)   Setiap satuan pendidikan wajib memilik sarana yang meliputi perabot, peralatan pendidikan, media pendidikan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai serta perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.

(2)   Setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana yang meliputi lahan, ruang kelas, ruang pimpinan satuan pendidikan, ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan, ruang laboratorium, ruang bengkel kerja, ruang unit produksi, ruang kantin, instalasi daya dan jasa, tempat berolah raga, tempat beribadah, tempat bermain, tempat berkreasi, dan ruang/tempat lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.

Menurut Peraturan Mendiknas Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana SD/MI, SMP/MTs, dan SMA/MA disebutkan bahwa :

I.     Standar Sarana dan Prasarana SD/MI

LAHAN

(1)      Lahan untuk SD/MI memenuhi ketentuan rasio minimum luas  lahan terhadap peserta didik.

(2)      Luas lahan yang dimaksud adalah luas lahan yang dapat digunakan secara efektif untuk membangun prasarana  sekolah berupa bangunan gedung dan tempat bermain/berolahraga.

(3)      Lahan terhindar potensi bahaya yang mengancam kesehatan dan keselamatan jiwa, serta memiliki akses untuk penyelamatan dalam keadaan darurat.

(4)      Lahan terhidar dari gangguan-gangguan pencemaran air, pencemaran udara, dan kebisingan.

BANGUNAN GEDUNG

(1)      Bangunan gedung memenuhi ketentuan rasio minimum luas lantai terhadap peserta didik.

(2)      Bangunan gedung memenuhi ketentuan tata bangunan .

(3)      Bangunan gedung memenuhi persyaratan keselamatan, kesehatan, kenyamanan, dan keamanan.

(4)      Bangunan gedung menyediakan fasilitas dan aksesibilitas yang mudah, aman, dan nyaman termasuk bagi penyandang cacat.

(5)      Bangunan gedung dilengkapi sistem keamanan.

(6)      Bangunan gedung dilengkapi instalasi listrik dengan daya minimum 900 watt.

(7)      Kualitas bangunan gedung minimum permanen kelas B, sesuai dengan PP No. 19 Tahun 2005 Pasal 45, dan mengacu pada Standar PU.

(8)      Bangunan gedung baru dapat bertahan meimum 20 tahun.

Menurut keputusan menteri P dan K No 079/ 1975, sarana pendidikan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :[4][4]

·         Bangunan dan perabot sekolah.

·         Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan, alat-alat peraga dan laboratorium.

·         Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunaakan alat penampil.

Selain memberi makna penting bagi terciptanya dan terpeliharanya kondisi sekolah yang optimal administrasi sarana dan prasarana sekolah berfungsi sebagai:

·      Memelihara agar tugas-tugas murid yang di berikan oleh guru dapat terlaksana dengan lancar dan optimal

·      Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang di perlukan dalam proses belajar mengajar

Adapun yang menjadi tujuan dari administrasi saran dan prasarana adalah tidak lain agar semua kegiatan tersebut mendukung tercapainya tujuan pendidikan. Perinciannya sebagai berikut:

·      Mewujudkan situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan belajar maupun sebagai kelompok belajar ,yang memungkinkan peserta didik untuk mengembangkan kemampuan semaksimal mungkin

·      Menghilangkan berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam pembelajaran

·      Menyediakan dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa dalam proses pembelajaran

·      Membina dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta sifat- sifat individunya.

B.     Komponen-Komponen Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan

1.    Lahan

Lahan yang di perlukan untuk mendirikan sekolah harus disertai dengan tanda bukti kepemilikan yang sah dan lengkap (sertifikat), adapun jenis lahan tersebut harus memenuhi beberapa kriteria antara lain :

-          Lahan terbangun adalah lahan yang diatasnya berisi bangunan.

-          Lahan terbuka adalah lahan yang belum ada bangunan diatasnya.

-          Lahan kegiatan praktek adalah lahan yang di gunakan untuk pelaksanaan kegiatan praktek.

-          Lahan pengembangan adalah lahan yang di butuhkan untuk pengembangan bangunan dan kegiatan praktek.

Lokasi sekolah harus berada di wilayah pemukiman yang sesuai dengan cakupan wilayah sehingga mudah di jangkau dan aman dari gangguan bencana alam dan lingkungan yang kurang baik.

2.    Ruang

Secara umum jenis ruang di tinjau dari fungsinya dapat di kelompokkan dalam :

a.       Ruang pendidikan

Ruang pendidikan berfungsi untuk menampung proses kegiatan belajar mengajar teori dan praktek antara lain : ruang perpustakaaan, ruang laboratorium, ruang kesenian, ruang olah raga, dan ruang keterampilan.

b.      Ruang administrasi

Ruang administrasi berfungsi untuk melaksanakan berbagai kegiatan kantor. Ruang administrasi terdiri dari : ruang kepala sekolah, ruang tata usaha, ruang guru, dan gudang.

c.       Ruang penunjang

Ruang penunjang berfungsi untuk menunjang kegiatan yang mendukung proses kegiatan belajar mengajar antara lain : ruang ibadah, ruang serbaguna, ruang koperasi sekolah, ruang UKS, ruang OSIS, ruang WC / kamar mandi, dan ruang BP.

3.      Perabot

Secara umum perabot sekolah mendukung 3 fungsi yaitu : fungsi pendidikan, fungsi administrasi, dan fungsi penunjang. Jenis perabot sekolah di kelompokkan menjadi 3 macam :

a.       Perabot pendidikan adalah semua jenis mebel yang di gunakan untuk proses kegiatan belajar mengajar.

b.      Perabot administrasi adalah perabot yang di gunakan untuk mendukung kegiatan kantor.

c.       Perabot penunjang perabot yang di gunakan atau di butuhkan dalam ruang penunjang. Seperti perabot perpustakaan, perabot UKS, perabot OSIS.

4.      Alat dan Media Pendidikan

Setiap mata pelajaran sekurang – kurangnya memiliki satu jenis alat peraga praktek yang sesuai dengan keperluan pendidikan dan pembelajaran, sehingga dengan demikian proses pembelajaran tersebut akan berjalan dengan optimal.

5.      Buku atau Bahan Ajar

Bahan ajar adalah sekumpulan bahan pelajaran yang di gunakan dalam kegiatan proses belajar mengajar.

C.     Proses Administrasi Sarana dan Prasarana di Sekolah

Jenis peralatan dan perlengkapan yang di sediakan di sekolah dan cara-cara pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap proses belajar mengajar. Persediaan yang kurang dan tidak memadai akan menghambat proses belajar mengajar, demikian pula administrasinya yang jelek akan mengurangi kegunaan alat-alat dan perlengkapan tersebut, sekalipun peralatan dan perlengkapan pengajaran itu keadaannya istimewa. Namun yang lebih penting dari itu semua adalah penyediaan sarana di sekolah di sesuaikan dengan kebutuhan anak didik serta kegunaan hasilnya di masa mendatang.

Pada garis besarnya, manajemen sarana dan prasarana meliputi 5 hal, yaitu :

a.       Penentuan Kebutuhan

Sebelum mengadakan alat-alat tertentu atau fasilitas yang lain lebih dahulu harus melalui prosedur penelitian yaitu melihat kembali kekayaan yang telah ada. Dengan demikian baru bisa ditentukan sarana apa yang diperlukan berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah itu

b.      Proses Pengadaan

Pengadaan adalah kegiatan untuk menghadirkan prasarana dan sarana pendidikan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas sekolah.

Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara : pembelian, buatan sendiri, penerimaan hibah atau bantuan, penyewaan, peminjaman, dan pendaurulangan.

Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan di suatu lembaga pendidikan atau sekolah dapat dilakukan dengan dana rutin, dana dari masyarakat atau dana bantuan dari pemerintah daerah atau anggota masyarakat lainnya.

c.       Pemakaian

Dari segi pemakaian (penggunaan) terutama sarana alat perlengkapan dapat dibedakan atas :

·         Barang habis dipakai.

·         Barang tidak habis dipakai.

Penggunaan barang habis dipakai harus secara maksimal dan dipertanggung jawabkan pada tiap triwulan sekali. Sedangkan penggunaan barang tetap dipertanggung jawabkan satu tahun sekali, maka perlu pemeliharaan dan barang-barang itu disebut barang inventaris.

d.      Pemeliharaan

Pemeliharaan dilakukan secara continue terhadap semua barang-barang inventaris yang kadang-kadang dianggap sebagai suatu hal yang sepele, padahal pemeliharaan ini merupakan suatu tahap kerja yang tidak kalah pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana yang sudah dibeli dengan harga mahal apabila tidak dipelihara maka tidak dapat dipergunakan.

Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan berhati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas profesional yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Adapun pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

-          Perawatan.

-          Pencegahan kerusakan.

-          Penggantian ringan.

e.       Pengurusan dan Pencatatan

Untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini disediakan instrumen administrasi berupa antara lain :

-          Buku Inventaris

Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang yang menjadi milik sekolah yang bersangkutan dalam semua daftar inventaris barang.

Daftar barang inventaris merupakan suatu dokumen berisi jenis dan jumlah barang baik bergerak maupun tidak bergerak yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada di bawah tanggung jawab sekolah. Daftar barang itu terdiri dari:

·           kartu inventaris ruangan

·           kartu inventaris barang

·           buku inventaris

-          Buku Pembelian.

-          Buku Penghapusan.

Penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik negara atau daerah dari daftar inventaris karena barang itu dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.

-          Kartu barang.

-          Pertanggungjawaban

Penggunaan barang-barang inventaris sekolah harus dipertanggung jawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujukan kepada instansi atasan (Kanwil) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.[9][9]

Di kantor

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan

maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.

1.1.1   Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor

a)    Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 ,yaitu :

i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;

Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :

v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :

Ø Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.

Ø Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

Ø Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

Ø Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

ii)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ;

Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain :

v Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.

v Barang tidak habis pakai

Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b)   Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.

c)    Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

d)   Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.

e)    Interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

f)    Tata ruang kantor (office lay out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)

1.1.2   Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor

Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :

a)  Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.

b)   Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

i)      Agar barang tidak cepat rusak.

ii)    Agar tidak terjadi kehilangan barang.

iii)  Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.

iv)  Memudahkan dalam pengawasan.

v)    Memudahkan dalam analisis barang.

c)    Pemeliharaan

Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

a)    Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

b)    Agar barang tidak mudah hilang.

c)    Agar barang tidak kadaluarsa.

d)   Agar barang tidak mudah susut.

e)    Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

d)    Inventarisasi

Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :

i.   Agar peralatan tidak mudah hilang.

ii.  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

iii. Memudahkan dalam pegecekan barang.

iv. Memudahkan dalam pengawasan.

v.  Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Langkah-langkah sarana dan Prasarana

Mendata segala kebutuhan

Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli

Mencatat dan mengurusi

Mulai melakukan pengadaan

Melakukan pemakaian

Pertanggung Jawaban

Penyimpanan

Tujuan sarana dan prasarana

Untuk mendapatkan kebutuhan sarana dan prasarana

Untuk dapat mengunakan segala sarpras

Untuk meningkatkan kinerja seseorang

pengelola sarana dan prasarana

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain :

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
• Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
• Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
• Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
• Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
• Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
• Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :

• Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan menjadi rencana tahunan.

• Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
• Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.
• Menyusun rencana pengadaan tahunan.

• Barang tidak bergerak meliputi :

• Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan kebutuhan.
• Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
• Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkutan.
• Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran.
• Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.

• Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.
• Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
• Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
• Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor antara lain :

• Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
• Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
• Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
• Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
• Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
• Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Agar barang tidak cepat rusak.
• Agar tidak terjadi kehilangan barang.
• Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :

• Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
• Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
• Sifat barang yang disimpan.
• Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
• Prosedur dan tata kerja.
• Biaya yang disediakan.
• Tenaga yang diperlukan.
• Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
• Barang disimpan dalam keadaan bersih.
• Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
• Barang disimpan di tempat yang memadai.
• Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
• Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
• Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
• Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
• Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
• Agar barang tidak mudah hilang.
• Agar barang tidak kadaluarsa.
• Agar barang tidak mudah susut.
• Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

• Pemeliharaan berdasarkan waktu
  • Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
  • Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
• Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
  • Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
  • Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar peralatan tidak mudah hilang.
• Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
• Memudahkan dalam pengecekan barang.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

• Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

2. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

• Sebagai bahan pertanggung jawaban.
• Sebagai pengendali persediaan.
• Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
• Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

• Bukti penerimaan barang.
• Bukti pembelian barang.
• Bukti pengeluaran barang.
• Kartu barang.
• Kartu persediaan.
• Daftar inventaris.
• Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

• Memeriksa barang.
• Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
• Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
• Menghitung pengeluaran barang.
• Menghitung sisa persediaan.
• Mencatat mutasi barang.
• Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.